VLS Standard – Ablagesystem für die Liegenschaftenverwaltung

Produktbeschreibung:

Zweck des Standards
Der Verband Liegenschaften Schweiz (VLS) Standard für ein einheitliches Ablagesystem in der Liegenschaftenverwaltung dient als Instrument für die interne Organisation. Er regelt und gewährleistet eine einheitliche Ablage über sämtliche operativen Tätigkeitsgebiete der kommunalen Liegenschaftenverwaltung.

Der Aufbau und die Gliederung des Ablagesystems berücksichtigt die Tätigkeitsbereiche Portfoliomanagement, Bauherrenberatung/-vertretung, Planung und Realisierung sowie Bewirtschaftung/Verwaltung und Bewirtschaftung/Hauswartung. Die Chronologie des Aufbaus entspricht den Lebenszyklen der Liegenschaften und Anlagen über sämtliche Phasen wie Entwicklung, Planung, Realisierung und Bewirtschaftung bis hin zu Bestandes- und Eigentumsänderungen.

Das Ablagesystem dient als gesamtheitliche Checkliste bei der Vollständigkeits-Überprüfung bestehender Liegenschaftendokumentationen und -ablagen und bei der Daten-, Dokumentenerhebung und Erstellung neuer oder bestehender Liegenschaftenablagen.

Das einheitliche Ablagesystem schafft eine gemeinsame Basis innerhalb der Verwaltungseinheit und trägt zur Qualitätssicherung bei. Es vereinfacht die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und erleichtert den Austausch

Inhalt des Standards
Das Ablagesystem ist gegliedert in die drei Hauptbereiche bzw. -dossiers, die den verschiedenen
Tätigkeitsgebieten bzw. -gruppen in der kommunalen Liegenschaftenverwaltungen
entsprechen:

• Entwicklung, Planung, Realisierung als temporärer Ablagebereich bzw. temporäres Bearbeitungsdossiers für die Tätigkeitsbereiche (Leistungsgruppen gemäss VLSStandard 0.01) Portfoliomanagement, Bauherrenberatung/-vertretung sowie Planung und Realisierung.
• Bewirtschaftung als Ablagebereich bzw. Bearbeitungsdossiers für die Tätigkeitsbereiche (Leistungsgruppen gemäss VLS-Standard 0.01) Bewirtschaftung/Verwaltung und Bewirtschaftung/Hauswartung.
• Objektarchiv, als archivierter Ablagebereich bzw. archiviertes Ablagedossier das als “Daten- und Dokumentenquelle“ für Entwicklungs-, Planungs- und Bautätigkeit von bestehenden Liegenschaften sowie für die Verwaltung und Bewirtschaftung derselben dient. Nach Abschluss von Bauvorhaben und Veränderungen werdendie aktuellen Daten und Dokumente wieder rückgeführt.

Das Ablagesystem für die Liegenschaftenverwaltung ist kompatibel mit dem folgenden vom VLS herausgegebenen Standard im Bereich der internen Organisation:

• VLS Standard 0.01 Leistungskatalog für die Liegenschaftenverwaltung